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2024 4세대 나이스(NEIS) 학교업무분장 권한 관리 도움자료


2024 4세대 나이스(NEIS) 학교업무분장 권한 관리 도움자료

	경기도교육정보기록원 나이스지원담당

□ 주요 사항

❖ 권한 부여의 공정성과 적절성 확보

실제 학교 업무와 나이스 업무 처리 권한의 일원화를 통해 나이스

권한 부여의 공정성과 적절성 확보

❖ 권한 관리의 자율과 책무성 강화

나이스 학교업무분장 체제에 따른 실질적이고 체계적인 권한 관리 및 권한 오남용 점검을 통한 학교 자율과 책무성 강화

□ 법적 근거

❍ ｢초ㆍ중등교육법｣ [법률 제19740호, 2023. 10. 24., 일부개정, 시행 2024. 4. 25.] 제30조의4, 제30조의5, 제30조의6, 제30조의7

❍ ｢유아교육정보시스템 및 교육정보시스템의 운영 등에 관한 규칙｣ (교육부령 제284호, 2022. 10. 14., 일부개정, 시행 2022. 10. 14.)

❍ ｢행정기관 정보시스템 접근권한 관리 규정｣(국무총리훈령 제795호, 2021. 10. 28., 일부개정, 시행 2021. 10. 28.)

❍ 2024 경기교육기본계획 5- 1 미래지향적 교육행정체계 구축

❍ 경기도교육청 나이스 사용자 ID 및 권한 관리 지침(경기도교육청 교육정보화과- 2103(2024. 5. 2.))

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2024 4세대 나이스(NEIS) 학교업무분장 권한 관리 도움자료

Ⅰ

학교업무분장 권한 관리, 왜 중요한가?

목적

❍ 실제 학교 담당 업무와 교육정보시스템(나이스) 업무 권한의 일원화를 통해 학교의 특성을 반영한 권한 관리의 공정성과 적정성 확보

❍ 교육정보시스템(나이스) 학교업무분장 체제의 권한 오남용 방지 및 업무 처리의 타당도와 신뢰도 제고를 통해 학교 중심 교육행정 지원 강화

필요성

❍ (실제 업무 구조 반영) 학교에서 사용하는 실제 업무 구조, 업무분장 형태를 반영하여 나이스 업무 체계 및 권한 부여 일원화. 부서/업무별 해당 업무 등록, 나이스 메뉴와 담당자 연결

❍ (권한 관리 책무성 강화) 업무 수행에 필요한 최소한의 범위로 타당하게 권한을 부여하고 관리했는지 점검 필요, 권한 오남용 방지 등으로 보안성 및 안전성 강화(업무분장 변경 사항 반영 등)

지원 방향

비전	교육정보시스템 기반 학교 중심 교육행정 지원 강화

목표	◇ 책임 있는 권한 관리 체계 확립 ◇ 학교 현장 맞춤형 지원 강화

중점 추진방향		추진 활동

󰊱 공정성 강화를 위한 권한 관리 체계 마련		▪학교업무분장 기반 권한 관리 체계 확립 ▪단위 학교 자율 권한 점검 역량 강화

󰊲 신뢰도 강화를 위한 권한 관리 네트워크 구축		▪권한 관리 도움 자료 배포 ▪학교 모니터링 및 현장 네트워크 구축

󰊳 학교 맞춤형 지원		▪학교 맞춤형(업무 시기별/주제별) 권한 관리 지원 ▪지역별 교원 역량 강화 지원(지역교육지원청 연계)

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Ⅱ

학교업무분장 권한 관리란 무엇인가?

기본 개념

□ 학교업무분장 권한 개념

❍ 나이스‘학교업무분장 권한’이란 법령, 업무 규정 및 각급 학교 업무분장에 따라 소속 학교 교직원에게 업무 수행을 위해 정당하게 부여하는 나이스 사용 권한을 의미함.

□ 학교업무분장 권한 영역 및 종류

❍ (업무 영역) 총 4가지 업무 대영역(교무업무/일반행정/학교행정/공통관리)과 각 영역 하위로 단위업무 > 세부업무 > 메뉴그룹 > 메뉴로 구성됨.

❍ (업무 권한) 메뉴 등록*, 관리 권한(등록/수정/삭제)**, 자료 권한***으로 권한 부여 가능함.

업무 권한	권한 부여 방법 및 특징
*메뉴 등록	- (기능) 업무 처리에 필요한 나이스 메뉴에 접근 가능 권한 - (방법) 메뉴 등록 체크박스에 체크하여 권한 부여 - 해당 업무명이 나이스 화면 상단과 좌측에 나타남 - (특징) 해당 메뉴 관련 업무 화면 조회 가능. 단, 자료 권한이 별도로 필요한 메뉴의 경우, 메뉴 등록 권한만 부여하면 단순히 메뉴와 해당 화면만 보일 뿐 조회해도 자료(데이터)가 나타나지 않음
**관리 권한 (등록/수정/삭제)	- (기능) 업무 처리에 필요한 자료(데이터)의 등록, 수정, 삭제 권한 - (방법) 관리권한(등록/수정/삭제) 체크박스에 체크하여 권한 부여 - (특징) 해당 메뉴 관련 자료(데이터) 등록, 수정, 삭제 가능. 단, 자료 권한이 별도로 필요한 메뉴의 경우, 자료 권한 부여 및 결재까지 완료되어야 해당 자료의 등록/수정/삭제 가능
***자료 권한	- (기능) 업무 처리에 필요한 자료의 대상 지정 - 학년반, 교과목, 동아리활동, 자유학기 등으로 구분 – 대상 자료(데이터)를 조회, 등록, 수정, 삭제할 수 있음. - (방법) 자료 권한이 필요한 메뉴들은 메뉴 권한 부여 시 자동으로 자료 권한 [등록] 버튼이 나타남. 등록 화면 - 체크박스 체크를 통해 대상 지정 - (특징) [교무자료권한승인관리]에서 승인요청하여 결재 완료 후 권한 사용

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권한 부여 및 관리 체계

◦ 학교

【학교업무분장 권한 부여 및 관리 체계】

❍ (권한관리책임자) 나이스에서 학교업무분장 권한을 총괄적으로 지도‧감독하는 총 책임자(결재자)를 의미하며, 학교에서는 학교의 장이 나이스‘권한관리책임자’임. 권한관리책임자(학교장)가 학교업무분장을 근거로‘학교업무분장관리 담당자’를 지정함.

❍ (기관마스터) 시스템에서 인식하는 가상의 관리자 역할 또는 그 권한을 의미함. 나이스에서는 전자관인용(기관용) 인증서를 발급받고 기관용 ID를 등록한 후 그 인증서로 로그인하면 ‘학교업무분장관리 담당자’를 지정할 수 있는 권한이 있음. 따라서 학교 소속 교직원 중‘기관마스터 관리 담당자’를 지정하여 기관용 ID와 인증서를 관리해야 함([참고2]).

- (방법) 나이스 로그인(기관용 인증서) - [업무분장설정업무- 학교업무분장관리담당자지정]

- (주의) 기관마스터로‘학교업무분장관리 담당자’를 지정하는 경우 권한관리책임자(학교장)의 내부결재 필수([서식1]).

※ 학교의 업무분장표 등에 ‘기관마스터 관리 담당자’ 및 나이스 ‘학교업무분장관리 담당자’ 업무와 담당 교직원을 명시하여 권한관리책임자(학교장)의 내부결재를 받았을 경우, 그 문서로 증빙 가능. 단, 추가 지정 또는 담당자 변경 시 변경 사항에 대한 별도 내부결재 필수

❍ (학교업무분장관리 담당자) 권한관리책임자(학교장)의 지도‧감독을 받아 교내 나이스 권한 관리를 총괄하는 권한관리자를 의미함. 학교의 업무분장에 따라 부서 관리(부서장 지정 및 부서별 단위업무 지정), 업무 관리 권한을 총괄하며 학교별 1명만 지정할 수 있음.

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❍ (부서장) 실제 학교의 업무분장과 동일하게 나이스 내에서도 업무 부서를 구조화하고 부서장을 지정함. 부서장은 부서 내 단위업무에 대한 권한관리자로서 부서원 편성, 업무 권한 부여, 권한 회수 등의 권한 관리를 할 수 있음(4세대 나이스부터 도입).

❍ (사용자) 나이스 업무 처리 권한을 받은 소속 학교 교직원으로 실제 학교 업무 부서의 부서원이자 단위업무 담당자

권한 부여 및 관리 특징

□ 권한 부여

◦ 학교업무분장설정

【학교업무분장설정 절차형 메뉴】

❍ (절차형 단계) 총 4단계 절차로 학교업무구조와 동일한 권한 구조 체계(학교장- 부서장- 업무담당자) 설정 가능.‘학교업무분장관리 담당자’가 업무분장에 따라 부서와 부서장 지정(절차 1, 2단계) → 부서장이 부서원 등록 및 그에 따른 업무 권한 부여 가능(절차 3, 4단계). 단, 부서장은 본인이 부서장으로 있는 부서의 업무와 사용자만을 등록할 수 있음.

※ 메뉴경로: [업무분장설정업무]- [학교업무분장]- [학교업무분장관리]- [학교업무분장설정]

※ ‘학교업무분장관리 담당자’는 절차 4단계 모두 접근 가능, ‘부서장’은 절차 3, 4단계만 접근 가능

❍ (권한 분산) 4세대 나이스의 학교업무분장 권한 체계는 기존 방식의 문제점*을 보완하여, 부서장이 해당 부서의 나이스 업무 권한을 부여하고 관리할 수 있음. 책임 있는 권한 부여 및 관리 측면에서 개선된 체계 활용을 권장**함.

* 권한관리자(‘학교업무분장관리 담당자’)가 모든 업무 권한을 부여하는 방식은 실제 학교업무구조와의 괴리, 권한 책임 및 권한 오남용 문제 등 문제점이 많이 도출됨(전국 공통).

** 학교 상황에 따라 적합한 방식으로 사용 가능

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❍ (담임 권한 자동 부여) 학급담임, 교과담임, 동아리담임 권한은 담임교사 편성 후 승인되면 자동 부여됨(간소화)

※ 담임편성 메뉴경로

- 학급담임_초등: [교육과정]- [학급담임편성및교과개설]- [학급담임편성관리]

- 학급담임_중등: [교육과정]- [학급담임편성관리]- [학급담임편성관리]

- 교과담임_초등: [교육과정]- [학급담임편성및교과개설]- [담당교과편성관리]

- 교과담임_중등: [교육과정]- [편제및과목개설관리]- [편제및과목개설관리]- [과목개설]

- 동아리담임_초등, 중등: [학생생활]- [창의적체험활동]- [동아리활동관리]- [부서만들기]

- 자유학기담임_중학교: [학생생활]- [자유학기]- [자유학기활동관리]- [활동만들기]

※ 담임편성 후 권한 승인요청 메뉴경로: [기본메뉴]- [권한관리]- [교무자료승인관리]- ◉담임편성- {학년반/교과목/동아리활동/자유학기}탭 확인 및 체크- 승인요청

□ 권한 관리

❍ (권한 변경) 이미 설정한 학교업무분장 권한 구조에 사용자(담당자)만 변경 지정하여 활용, 차년도 권한 부여 시 이전 학년도 학교업무분장을 복사하여 사용자만 변경 지정하여 활용 가능(간소화)

❍ (권한 삭제) 이전에 부여했던 권한 체크 해제 또는 일괄 삭제

※ 학교업무분장 내용과 맞지 않는 권한 삭제 방법: 각 부서별 부서장 또는 부서원으로 지정된 사용자명 클릭 → 학교사용자목록 조회 → 해당 사용자명(담당자) 앞 사용여부 체크 해제

※ 당해연도 특정 사용자 권한 일괄 삭제 방법: [업무분장설정업무]- [학교업무분장]- [학교업무분장관리]- [학교업무분장설정]- 절차 3단계 ‘업무관리(부서원편성)’- {사용자권한삭제}

❍ (권한 이력 관리) 권한 소유자 확인, 권한 변경, 권한 삭제 등 권한 관리 이력 데이터 수시 확인 가능

※ 권한 이력 관리 메뉴 경로

- [공통관리]- [학교업무분장관리]- [메뉴별학교업무분장소유자조회]

- [공통관리]- [학교업무분장관리]- [학교업무분장변경통계현황]

- [공통관리]- [학교업무분장관리]- [학교업무분장변경이력삭제관리]

- [공통관리]- [학교업무분장관리]- [임시교원권한이양]

- [공통관리]- [학교업무분장관리]- [교무자료권한승인관리]

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Ⅲ

학교업무분장 권한 관리, 어떻게 할까?

학교업무분장 권한 관리 원칙

❍ (권한 부여 적합성의 원칙) 나이스 학교업무분장 권한은 담당 업무 수행에 적합한 최소한의 범위로 부여할 것

- 학교 업무 처리 상황에 따라 담당 업무 외의 권한이 필요할 경우, 권한관리책임자(학교장)의 승인에 따라 제한적으로 권한 부여 가능(예: 학년부장의 조회 권한만 부여 등, [참고2]).

- 동일 업무에 업무 처리자가 여러 명인 경우, 사용자별로 별도의 업무명으로 편성 후 최소한의 권한만 부여하여 관리(예: 각각 별도의 업무명으로 편성 후 자료 권한만 차별적 부여 등)

❍ (사용자 관리 신뢰성의 원칙) 학교업무분장 권한 관리 범위는 해당 학교로 제한되므로 해당 학교 소속 교직원에만 권한을 부여하고 관리하며, 사용자 변경 사항 즉시 반영. 개인 인증서 및 비밀번호 관리 철저(본인 외 다른 사람에게 유출되지 않도록 보안 관리 필수, 타인 또는 타 기관에 인증서 양도‧대여 불가)

- ‘기관마스터 관리 담당자’변경 시 인증서 재발급 또는 키갱신 필수 (교육부 행정전자서명인증센터 https://www.epki.go.kr)

- 학교 업무를 위해 임시로 나이스 사용자 ID를 발급하는 경우(예: 특수목적용 인증서 등) 사용자별로 ID를 발급하고 다른 사용자와 공유 불가

❍ (권한 부여 타당성의 원칙) 실제 학교의 업무분장에 변동이 있을 경우, 나이스 상에도 지체없이 변경 사항을 반영하여 실제 학교 업무 담당자와 나이스 권한 사용자가 일치하도록 권한 변경 또는 삭제 필수

- 업무분장 변경, 또는 업무분장에 없거나 미사용 중인 권한이 있을 경우 즉시 ‘학교업무분장관리 담당자’및‘부서장’에 권한 변경 또는 삭제 요청

❍ (권한 관리 공공성의 원칙) 학교업무분장에 따라 공적인 책무에 적합한 절차와 방법으로, 정당한 권한을 가진 교직원에게만 권한을 부여하고 관리함. 교육 데이터 접근 및 관리에 대한 책무성 강화를 위해 학교

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자체 점검 필수(반기별 1회 이상 점검 권장)

- (임시 권한 부여) 부득이하게 임시로 필요한 권한은 권한관리책임자(학교장)의 승인 후 권한을 부여할 수 있음([참고2])

- (권한 부여 이력 관리) 나이스 학교업무분장 권한 부여 이력을 관리하고 최소 5년간 보관

※ <방법1>, <방법2> 중 학교 상황에 적합한 방법으로 자체 점검

<방법1> 나이스 ‘학교업무분장소유대장’ 활용

- 관련 메뉴: [공통관리]- [학교업무분장관리]- [메뉴별학교업무분장소유자조회]

- 절차: 조회 → ‘메뉴별업무분장소유자조회’ 문서 파일 저장(PDF) → 승인요청

→ 파일 첨부 → 상신/결재(결재 문서 제목이 ‘학교업무분장소유대장’으로 나타남)

- 별도 출력물 보관 없이 나이스에서 5년간 보관(나이스 전자문서 원본 인정)

- 이력 관리 시기 및 연간 횟수 등은 학교 자율 결정(자율 책임 강화)

<방법2> 권한 관련 업무관리시스템 내부결재

- 관련 양식 등은 학교 자율 결정(자율 책임 강화)

- 보존기간 5년 이상 단위과제카드 편철(아래 단위카드 중 선택)

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권한 관리 지원

□ 권한 관리 지원 개요

1단계	⇨	2단계	⇨	3단계
단위 학교 자율 관리 (자체 점검)		권한 관리 역량 강화 (연수, 멘토링)		현장 점검 및 컨설팅

자체 점검을 통한 개선 (자체 점검표)		대상: 희망교 (또는 업무담당자)		학교 맞춤형 지원

□ [1단계] 단위 학교 자율 관리(자체 점검)

❍ (목적) 자율적 성찰 및 개선, 책임 강화를 통한 권한 관리 강화

❍ (시기) ΄24. 11월 말까지

❍ (대상) 교육정보시스템을 활용하는 경기도교육청 소속 학교

❍ (주체) 단위 학교 자체 실시

❍ (방법) 학교업무분장 권한 관리 원칙 준수 여부 자체 확인 및 자율 개선

※ 단위학교 나이스 학교업무분장 권한 관리 자체 점검표([참고1])

❍ (주요 항목)

< 중점 점검 항목 >

‣ 담당자 지정, 전자관인용(기관용) 인증서 보안관리, 사용자 관리

‣ 업무분장과 권한 현황 적정성 및 최소화, 타 부서(업무)에 대한 권한 여부 점검

‣ 권한 부여 이력 관리, 기타 주의 사항 등

❍ (점검 결과) 자체 점검표 내부결재(자체 보관), 멘토링 희망교의 경우 멘토 연계 지원(2단계 연계)

□ [2단계] 권한 관리 연수 및 멘토링

❍ (목적) 단위 학교 학교업무분장 권한 관리 역량 강화 지원

❍ (대상) 단위 학교 자체 점검 이후 희망교 또는 업무 담당자

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❍ (시기) ΄24. 11월 말까지

2024년 하반기	2025년 상반기
2024년 10월~11월	2025년 예정

❍ (방법) 대면 또는 비대면(ZOOM)

❍ (멘토 교원) 경기도 나이스 권한 관리 멘토 위원([붙임2] 참조)

❍ (운영 내용) 학교업무분장 권한 관리 방법, 절차, 유의 사항 등

학교급

멘토링 주요 내용

운영 시간

장소

초, 중, 고

[교육]

4세대 나이스 학교업무분장 권한 관리 주요 사항

1시간

대면

또는 비대면(ZOOM)

[자문]

단위 학교 권한 관리 도움 지원

1시간

□ [3단계] 현장 점검 및 컨설팅

❍ (목적) 학교 맞춤형 학교업무분장 권한 관리 지원

❍ (대상) 희망교 또는 모니터링 이후 대상교 선정

❍ (시기) 학기별 1회 이상(대상교에 별도 안내 예정)

❍ (방법) 학교 방문 및 권한 관리 컨설팅

Ⅳ

학교업무분장 권한 관리, 기대효과는?

❍ 학교업무분장 권한에 대한 단위 학교의 자율성과 책임 강화를 통해 실질적이고 체계적인 권한 관리 실현

❍ 책임 있는 권한 관리 및 학교 현장 맞춤형 지원 강화로 교육정보시스템(나이스) 기반 학교 교육행정력 강화

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참고1

[자율점검자료] 자체 점검표


나이스 학교업무분장 권한 관리 자체 점검표(단위학교용)

학교명				점검일
점검자		담당업무		직위	성명
순	점검 항목		점검 내용			점검 여부 (O, X)
1	담당자 지정		○ 나이스 기관마스터 관리 담당자와 학교업무분장관리 담당자를 지정하여 운영하고 있다. - 기관마스터 관리 담당자, 학교업무분장관리 담당자 지정 시 권한 관리책임자(학교장) 내부결재 여부, 담당자 현행화 여부(변경시) ※ 단, 학교업무분장표 등에 담당자로 명시된 내부결재 문서가 이미있을 경우 별도 내부결재 생략 가능
2	기관용 인증서 관리		○ 전자관인용(기관용) 인증서 보안관리를 적절하게 수행하고 있다. - 기관마스터 관리 담당자 변경 시 전자관인용(기관용) 인증서 재발급 또는 키갱신 여부
3	사용자 점검		○ 업무가 종료된 사용자의 권한이 삭제 처리되어 있다. - 인사이동이나 내부 업무 변경 시 사용자 변경 또는 삭제 여부 - 외부사용자 관리 여부(외부사용자 등록이 있을 경우) ※ 외부사용자 관리 메뉴: [공통관리]- [시스템관리]- [사용자관리]
4	업무분장과 권한 현황 적정성 점검		○ 업무분장에 따라 적정한 권한을 부여하고 있다. - 실제 학교업무분장과 나이스 업무 권한 부여 일치 여부 - 업무 범위에 맞는 적정한 권한 부여 여부 (부서명, 부서장 및 부서원 편성, 부서장과 부서원 업무 범위에 맞는 메뉴 및 자료 권한 등) ※ 잘못 부여한 예) 학교생활기록부 담당자에게 전학년 전반의 자율활동 특기사항 입력 권한 부여 등 ※ 바르게 부여한 예) 학교생활기록부 담당자에게 전학년 전반의 자율활동 특기사항 조회 권한 부여 등
5	타 부서(업무) 자료권한 점검		○ 정당한 사유가 없는 타 부서 업무 권한은 보유하지 않는다. ※ 담당하지 않는 학년반/교과목/동아리/자유학기 등의 자료 권한 및 담당하지 않는 업무 권한은 원칙적으로 보유할 수 없음 ※ 예외: 학교장 허가에 의한 별도 사유가 있을 경우 예외 사유로 기록			※ 예외사유
6	권한 부여 범위 및 관리 점검		○ 학교 업무 처리에 필요한 최소한의 범위로 관리하고 있다. - 해당 업무 관련 최소한의 인원(예: 정, 부 등)으로 권한 부여 여부 - 해당 업무 처리에 필요한 최소한의 범위로 권한 부여 여부 (예: 동일 업무일 경우 사용자별로 업무를 각각 만들고 필요한 범위의 권한만 차등 부여 등) - 임시 권한 부여 후 삭제 조치 여부(예: 생활기록부 점검 등)
7	권한 부여 이력 관리		○ 학교의 나이스 권한 부여 이력을 자체적으로 관리하고 있다. - 권한 관리 자체 방안 마련 여부(시기, 방식 등) - 학교업무분장소유대장 내부결재 여부(방법 참고: p.7)
8	기타 주의사항		* 사용자 관리: 나이스 ID 및 인증서 공유 금지
※ 특이 사항 (권한 오남용 확인 사항, 권한 삭제 등 조치 현황이나 미흡한 항목에 대한 향후 조치 계획, 자체 개선 사항 기재)

※ 해당사항이 없는 점검 항목은 ‘점검 여부’에 ‘해당 없음’으로 기재함.

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2024 4세대 나이스(NEIS) 학교업무분장 권한 관리 도움자료

참고2

담당업무	직급(위)	성명	아이디	지정기간	전임자
담당업무	직급(위)	성명	아이디	지정기간	직급(위)	성명
예시)^{기관마스터 관리 담당자}	교사	○○○	AAA	2024. 9. 1.~ 2025. 2. 28.	교사	◇◇◇
예시)^{학교업무분장관리 담당자}	교사	△△△	BBB	2024. 9. 1.~ 2025. 2. 28.	교사	▤▤▤

1. 권한 부여/삭제 대상자 정보
성명(아이디)	예시)^{○○○(AAA)}		직급(위)		예시)^교사
부서명	예시)^◇◇◇부

2. 권한 부여/삭제 사항
업무명(메뉴명)	업무설명	적용일		해제일자		사유
예시)학교정보	학교정보	2024. 7. 1.		2024. 7. 5.		담당자 병가로 인한 업무 처리

기관(학교)명
기관마스터 ID		※ ^{신규등록 시 기관마스터 ID 등록규칙에 의거 신설}
도로명우편번호
도로명주소
도로명상세주소
사업자등록번호
기관마스터	성명
	휴대폰번호
	E- mail
년 월 일

기관별	유치원	초	중	고	특수학교	교육지원청	직속기관
구분	P	E	M	H	S	L	K